Organisation : Les clés d’un séminaire réussi

Le séminaire est un événement indispensable pour vos entreprises, il permet de :

– renforcer la cohésion d’équipe

– atteindre un objectif commun

– récompenser vos équipes

Le séminaire réunit à la fois ce qui est recherché dans un Team Building ou encore en formation. Il est d’ailleurs considéré comme un combiné des deux.

Faut-il ORGANISER UN SÉMINAIRE ?

Il n’y a aucune obligation à organiser un séminaire, vous vous en doutez, mais il serait dommage de faire l’impasse étant donné les nombreux bénéfices indirects pour votre société. Si c’est une question de budget ? L’organisateur se focalisera sur ce sujet d’où l’intérêt de vous faire accompagner par une agence événementielle qui pourra ainsi vous orienter vers une organisation qui répondra à vos attentes tout en respectant vos contraintes budgétaires.

DANS QUEL BUT organiser un seminaire ?

1-Faire passer un message aux employés de l’entreprise

2-Intégrer les nouveaux arrivants dans l’équipe

3- Favoriser la communication dans et entres les équipes

COMMENT organiser mon seminaire?

1-En adaptant vos thèmes, animations, activités aux objectifs recherchés. Par exemple si vous souhaitez renforcer la cohésion d’équipe, favorisez les activités sportives en mélangeant dans les équipes toutes les générations (derniers arrivés avec les anciens employés, etc.).

2-En vous faisant accompagner par un spécialiste de l’organisation d’événements d’entreprises. Les organisateurs pourront ainsi organiser entièrement l’événement dans le but de répondre à vos problématiques les plus spécifiques.

DÉTERMINEZ votre BUDGEt avant votre ÉVÉNEMENT

Une fois les objectifs mis en place, déterminer un budget est la première chose à faire.

Votre budget aura des conséquences sur : le choix de la zone géographique du séminaire, le nombre de personnes conviées, sur la location ou non de matériel supplémentaire et sur la durée du séminaire. Par exemple pour un plus petit budget, il est possible de partir à 3 heures du lieu de travail, pour deux jours et une nuit, ou une seule journée. Pour des budgets plus importants, vous pouvez par exemple envisager deux, trois nuits dans un pays d’Europe. N’hésitez pas à démarcher plusieurs prestataires, en les mettant en concurrence afin d’avoir le meilleur rapport qualité/prix.

L’investissement mis dans votre séminaire sera visible et possiblement jugé par vos équipes, d’où l’importance de bien choisir son lieu.

CHOIX DU LIEU de votre ÉVÉNEMENT

Un conseil? Ne pas proposer quelque chose de trop luxueux ou de trop bas de gamme. Tout dépendra du message que vous souhaitez envoyer. A quelques kilomètres de vos locaux, il existe très certainement des établissements adaptés à l’accueil de séminaire. Vos employés doivent être agréablement surpris autant par le lieu que par le programme. Pour les budgets plus important un voyage à l’étranger est envisageable et apprécié, grâce à une formule clé en main. Le choix du lieu doit correspondre à votre thème (ex : une événement éco responsable, cf. notre article ORGANISER UN EVENEMENT ECO RESPONSABLE) qui sera le fil conducteur de votre événement.

Le plus important est de vous retrouver avec vos salariés dans un lieu autre que vos espaces habituels.

combien de temps doit durer mon SÉMINAIRE?

Il n’y a aucune obligation de durée. En moyenne un séminaire s’étale entre deux jours et une semaine. Mais il peut également durer qu’une journée, avec une bonne organisation et si votre budget ne vous permet pas plus de jours.

UN PROGRAMME A LA HAUTEUR pour votre SÉMINAIRE

Là encore, faire appel à une agence à son importance. Par son expertise, votre agence événementielle saura transmettre le bon message. A cela s’ajoute l’organisation : les journées doivent être fluides. Le programme doit être travaillé et réfléchi dans les moindres détails, sans oublier votre objectif premier : faire passer un message. Vous pouvez alterner des ateliers ludiques avec des séances de travail, des activités ou encore des dîners ou événements visant à célébrer votre année, par exemple. Le tout est d’allier, apprentissage, intégration, motivation, développement et détente. Il vous faut trouver un fil conducteur à votre événement. N’oubliez pas de prévoir quelques surprises pour que le moment soit mémorable. Afin de ne pas décevoir vos employés, quelques mois avant le départ, vous pourriez par exemple mettre en place une boite à idée. 

 En marquant les esprits, le message que vous souhaitez faire passer restera (bien plus qu’après plusieurs réunions !).

FAIRE APPEL à UNE AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE

En plus des raisons déjà évoquées une agence pourra gérer plusieurs autres paramètres : envoi des invitations, relance, gestion des billetteries, de l’hébergement, gestion d’une feuille de route, mise en place d’un programme détaillé, contrôle des présences… Cela vous permettra de profiter du moment, sans stress, et de vous libérer un temps précieux.Votre événement sera mieux préparé, et encadré. L’idée est de simplifier le séjour pour tout le monde (ex ; QR code, préparation de badges…). Enfin, votre agence vous accompagnera dans votre analyse post séminaire pour que vous en tiriez le meilleur parti.

APRES VOTRE SÉMINAIRE

Il est judicieux de faire une analyse post séminaire. Votre objectif a-t-il été atteint ? L’esprit d’équipe est-il renforcé ? Quelques-unes de vos problématiques réglées ?

A la suite d’un séminaire, les enjeux sont mieux saisis, le management mieux compris et les employés se sentiront reconnus.

Notre conciergerie MS Private Events est au service de plusieurs entreprises afin de les accompagner dans la réalisation de leurs séminaires. Nous réalisons nos devis selon chaque demande en prenant compte des contraintes et désirs de tous.

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